ＰＲノススメ

広報の手間を省く～ＰＲ支援サイト～

突然ですが、自社サイトはどなたが運営されていますか？
広報部ですか？宣伝部ですか？大きな会社ですと情報システム部ということもありますね。ブログやＣＭＳで組まれたサイトであれば、各担当者がおのおの好き勝手に更新しているなんてこともあるかもしれませんね。
では、ニュースリリースはどうしていますか？
「ニュースリリース」や「Ｗｈａｔｓ Ｎｅｗ」などのタイトルで掲載されることが多いですが、担当者がちゃんといて、タイミングよく更新されていますか？
実はこれがうまくいっていないことが多いんですね。
例えばリリースは広報部の仕事で、サイト更新が情報システム部の場合、広報部は記者会見などのタイミングでリリースを掲載したいところですが、社内コンセンサスがうまくいっていないと、情報システム部がそのタイミングで作業してくれない（または更新日程が決まっているなどで対応してくれない）。
または、広報部がリリースを作ったはいいが、他に配信や記者会見の準備、問い合わせ対応などで忙殺され、サイト更新がおろそかになってしまい、自社サイトなのに（だから）リリース掲載が遅い。などなど、これすべて実際にある話です。
スパイスコミニケーションズでは、このニュースリリースの掲載部分のみ切り離して、リリース作成から掲載、管理までをひとまとめにした「ＰＲ支援サイト」を運営しており、さまざまな企業の広報様から「助かっている」とご好評を得ています。
詳しくは紹介サイトをご欄いただくこととして、ＰＲ会社は、単にPR戦略や施策を立案し、活動するだけではなく、企業様の広報の裏方として援助することも大切な仕事です。(編：三浦）

災害時のニュースリリース

09年夏は、台風の被害が各地で発生し、それに輪をかけるように東海地方で大きい地震が発生し、日本の大動脈である東名高速道に被害が出て、お盆の帰省ラッシュにぶつかり、中央自動車道にまでその余波が波及しました。
日本は台風の通り道であり、地震大国でもあるので、企業から個人まで、それぞれ程度が違うものの被災時に備えています。そんなときにリリースを出すなんて心情的にどうかと思う向きもあるかと思いますが、被災地と直接関係ない企業が「お見舞い」と称してリリースを出すのはどうかと思いますが、被災地に関係のある企業で、特に製造業や物流に係わる業種の企業であれば、メディアにリリース配信をしないまでも、自社のホームページで状況を説明するのは情報開示のうえでも必要だと思います。
被災地に工場がある場合、被災状況や稼働状況を説明したり、物流を伴うのであれば遅れや配送数などの状況を開示することは、顧客や取引先に対し、自社の危機管理体制を報告するのみならず、そこから安心感にもつながり、ことによっては、新規顧客獲得のチャンスでもあります。

災害時に新規顧客獲得なんて不謹慎だといわれるかもしれませんが、別に営業をしろというわけではありません。規模の大小に関係なく、必然的にそのような対応をする企業が必要とされ、結果として集まってくるのです。
それに、生活必需や食品などは、主要幹線が分断され、物流が途切れると生命の危機までいかなくとも、価格高騰を招いたりします。
そんなときに正確な情報が開示され、物流状況が把握できれば、一般の方もデマやうわさなどに惑わさせず、冷静になれるのではないでしょうか？

必要な情報を適宜開示していくのも危機管理能力ですし、ＰＲの基本「組織と社会あるいは公衆との良好な関係づくり」につながるのではないでしょうか。(編：三浦）

リリース配信はメールｏｒＦＡＸ？ その２

前回の続き。FAXがなぜ人間の行動様式にはまるものなのか。
まず、ニュースリリースを配信する際、やはり取り上げてほしいのは大手出版社や新聞社のメジャーな雑誌や新聞ですよね。そのようなそれなりの歴史や規模のある媒体であればあるほど、局長や編集長など、編集責任者の立場の人間の年令は必然的に高くなります。そうすると、昔ながらの風習というものが残りやすいんですね。
リリースにしても、FAXから送られてきたものを最下のスタッフが仕分け（ここでは内容ではなく誰宛か）をして、各部署や担当者のデスクにあるボックスなどに入れられます。
担当者はこのボックスをみて、記事になりそうなニュースリリースに当たりをつけ、編集会議に持ち込んだり、このFAX用紙をそのまま部下に渡します。
この時点ではまだ記事になるかどうかわからないので、上司にしても部下にしても、「とりあえず」目を通して、「とりあえず」当たりをつけるという作業となります。
ここが重要で、上記の場合、気軽に「ちょっとこれ目を通して、当たりつけといて」となるのですが、これがメール配信の場合、上司にしてもメールに一言書いて部下に送らなければなりませんし、部下もメールで「指示」を受け取った以上、ないがしろにはできません。
ここで作業が「重く」なってしまうのですね。
これが、伝言ゲームよろしく、さらに部下、その部下と降りていく場合、FAXであればその用紙が順に回るだけですが、メールの場合は、その都度テキストを書いて転送、ということになります。
また、編集部によっては自分宛に送られてきたFAXに目を通し、担当ページ用には使えないが、情報自体は面白いと思った場合、共用の掲示板にFAXを張り出し、興味を持った別ページ担当者が持って行く、といったスタイルを採用している場合もあります。
もう、どちらが情報伝達において有利かわかりますよね。
もちろん、メール配信は逆に、一回で複数の人間に送れるので、時間のロスと情報共有において有利な点もあります。
リリースを配信するにあたって、皆さんは、先方の編集部でどのように読まれ、理解されるかを想像して文章を書きますよね。ビジネス本などにもそこはよく述べられています。配信も同じで、先方に送ってからどのように扱われるか、どのように回っていくかを想像することが必要です。
ちなみに郵便の場合は、特別感を演出するには良いので、インビテーションなどに有効だということがわかりますよね。

ここで、スパイスからのお知らせ。PRONWEBでは、「プレスリリース配信お仕立てサービス」として、メディアリストからご希望の媒体を選択してニュースリリースを配信するサービスを行っております。ぜひ一度ご利用ください。（編：三浦）

リリース配信はメールｏｒＦＡＸ？

前回、PR会社のメディアリストのお話をしました。PR会社でも、自社でも、このリストを使って、自社のニュースリリースを各メディアの担当者に送るわけですが、さて、その送付方法は？メール？FAX？郵送？
それぞれ特色があるので一概にこれ！とは言えないのですが、例えばメールの場合。IT系企業やインフラの進んだ企業が、相応のメディア。すなわち、このような企業のニュースを扱っていたり、媒体自体が若い(編集者の年令も踏まえて）ものであれば、メールで差し支えないと思いますが、担当まで到達するにはたくさんのハードル（スパムメール対策で自動削除や不要メールとともに削除されてしまったり）があります。
また、編集作業に対しても横のつながりが実は思った程よくない場合があります。つまり、普段からメールに慣れ親しみ、メールを外部だけではなく、社内連絡用としてもやり取りするのを億劫がらない媒体であれば問題ないでしょう。
それではFAXは？
一時代前の情報伝達ツールと思われるでしょうが、ことニューリリースに関して言うと、バリバリの現役です。
それは、ニュースリリースを配信する重要な目的として、記事にしてもらうことがあるのですが、この記事化については、否応なくアナログ的な人的作業が多大にあるからです。記事化というのはオートメーション化できないんですね。
前述したメールでの利点は、オートメーション化に対応できる点、例えば、そのニュースリリースをなんの加工（取材）もすることなく掲載するのであれば、コピー&ペーストが可能ですので、こんなに楽なツールはありません。しかし、ニュースリリースを送って記事にしてもらう最大の目的は、第三者の客観的な視点によって、その商材（やサービスなど）を世間に知らしめることでもあるので、話を聞いてもらう、取材してもらう、自社に有意義な記事にしてもらう、というアナログ的な思考と作業があり、それをうまく活用しようとすると、人間の行動様式をも考慮しなくてはなりません。そこまで深く考えなくても、どのようなメディア（媒体）にどのように送れば、ニュースリリースがどのように社内に回っていき記事化されるか。それを知っている、または考察した上で配信すると結果はぜんぜん違ってきます。
では、FAXでニュース配信した場合、なぜ人間の行動様式をも考慮したものになるのか。
今回も長くなってしまったので、それは次回お話します。（編：三浦）

PR会社のメディアリスト

弊社を含むＰＲ会社の資産として、メディアリストというものがあります。これは、各メディアの部署、担当者がジャンルやカテゴリー別にセグメントされた重要なリストで、ＰＲ会社それぞれ独自にこのメディアリストを持っています。当然弊社も4500件ほどのメディアリストを持っており、クライアントの要望により、このリストの中から適当と思われる媒体に対しリリース配信やアプローチを行うわけです。
ここで「あれっ？」と思われた方もいるはず。この日本に4500もの媒体があるのかと。
そうです。ＰＲ会社のメディアリストは重複しているのです。仮に新聞社であれば、社会部、経済部、生活部などいろいろな部署に分かれていますよね。そのそれぞれの部署の担当者宛のリストを持っているわけです。これが、一般企業のリストとは違うところです。

また、先ほどＰＲ会社それぞれ独自に持っているといいましたが、PR会社によって（契約クライアントによって）強い媒体やジャンルが違っているので、そこでＰＲ会社の特色が現れます。

ところで、このメディアに対するリリース配信でよくある相談。「自社にもメディアリストがあり、独自にリリースを送っているんだけど全然効果がない」というもの。
聞いてみるとその会社の言うメディアリストとは、各メディアの連絡先を集めただけのものでした。そもそも会社四季報やネット検索で拾った連絡先は、言ってみれば表門にある大きなポストのようなもので、担当者の部署なり名前がなければ、途中で行方知れずになってしまい。見られることなくゴミ箱行き・・・なんていうことも。
一方、PR会社のメディアリストは担当にダイレクトに届くように、常時リストの更新を行っています。そのため、ＰＲ会社の配信するリリースは閲覧機会が多くなり、結果、記事化される確率が高くなるというわけです。
ＰＲ会社にリリース配信を依頼するのは、単に面倒な業務を代行してもらうだけではなく、最新のリストで最も効果的な媒体に効率よくアプローチするという意味でも必要なんですね。（編：三浦）

Webサイトで「何を」伝えたいのか？

今回も前回に引き続き、弊社コミニケーションサービス部の「業務紹介」から。
今や企業サイトはネット上においては充分にメディアの役割を果たしており、自社サイトからの情報発信もＰＲの一環として重要視されています。
当然自社サイトですから、自社の情報を自由に発信できるわけですが、そこでよくあるのが「何が言いたいかわからない」「どこを見てよいかわからない（どこにいるかわらからない）」ようなサイト。これが意外に多いんです。
自分たちでは整理できているつもりでも、お客様が想像（予想）しているページ構成でないと、目的を果たす前に離脱してしまい、結局機会損失になってしまいます。よって、お客様が目的とされる（または自社が見てもらいたい）ページへ気持ちよく誘導を図ることが重要になってきます。
トップページで全部紹介できればそれに越したことはないのですが（時々むりやりトップページに全て盛り込んで、やたらと縦に長いページがあったリもしますが）、ほとんどのサイトが内容によって区分けしているわけですから、何処に何の情報どれだけ網羅されているかを、ボタンやインデックスなどで判りやすくする必要があります。

このボタンやインデックスも、例えば会社概要を紹介するページに対し「会社概要」というボタン名であればわかりますが、「わたしたちのこと」としたらどうでしょう。自分たちでは親しみやすく付けたつもりでも、見る側としては会社概要なのか、スタッフブログなのか、個人の紹介なのかわかりませんよね。小さなことなんですが、これが積み重なったサイトは、とてもストレスを感じてしまうサイトになってしまいますよね。どうしてもそのようにしたい場合は、サブタイトルをつけるとか、サイトマップで説明を入れるとかが必要です。サイトマップのページを用意するのは、ＳＥＯの観点からも必須です。

次は、目的のページまで起承転結を考えながら誘導していく方法です。
人間の行動には必ず物語（5W1Hに置き換えても結構です）があり、それに沿って誘導していくと、ストレスを抑えながら情報を提供することができ、目的のページにたどり着く時には、ある程度の事前知識も提供できている方法もあります。提供したい情報がやむを得ず多くなってしまう場合や、自然に他の商品も見ていただきたいときなどには有効ですが、あまりに長すぎると、これも途中で離脱されてしまいます。
もうひとつ、これは最近特に行われいているのですが、新製品や注目商品、キャンペーンなどの情報は、あえて自社サイト内に入れるのではなく、この新製品や注目商品、キャンペーンなどに特化した情報のみを配信するサイトを別に立ち上げることです。そして、ＰＲ施策で誘導する場所をこのスペシャルサイトに集中させることにより、情報提供の効率を上げる方法です（ランディングページともいいます）。
いずれにせよ、お客様に与えたい情報を、いかに効率よくお客様の立場に立って提供できるかがそのサイトの成否を判断するポイントだと思います。

まずはご自身の頭を白紙にして、お客様の立場に立って、自社のサイトに来る目的は何なのか。その目的のためにストレスなく情報にたどり着くことができるか。それを確かめてください。
ひどいサイトになるとサイト内で迷子になってしまい、トップページにも戻れなくなり、結局ブラウザごと終了せざるを得なくなったなんてサイトも。これなどは論外ですけどね。（編：三浦）

お客様の立場にたったWebサイトになっていますか？

今回はPRからちょっと離れて、弊社の話から。
スパイスオフィシャルサイトのコミニケーションサービス部より、「業務紹介はこちら」をクリックすると、コミニケーションサービス部がどのようなサービスを提供しているか紹介しています。その中から、今回のテーマは「お客様の立場にたったWebサイトになっていますか？」
まずは皆さんの会社、またはサービスを紹介しているサイトを見てください。まずぱっと見た時、それがどのようなサイトかわかりますか？あくまでもイメージを見ての直感で判断して見てください。お客様がはじめてサイトを訪れた時、見た目（直感）で、自分が求めているサイトなのかを判断します。

総務省の報告書によると、近年の消費可能情報量は10年でほとんど変わっていないのに対し、選択可能情報量は12年前の約637倍になっているそうです。つまり、私たちは身の回りにあふれる情報のうち、数パーセントしか情報を処理できていなんですね。

そんな情報過多の中にあって、知りたい情報がすぐに手に入らないのは機会損失にも繋がります。

例えば、商品情報を知りたいのに、企業サイト然としたページですと、商品情報をそこから探さなければならず、離脱してしまう。逆に企業情報を知りたいのに、リッチコンテンツ（Flashなど）だらけで、表示されるまで時間がかかってしまい、これも情報にたどり着く前に離脱してします。

まず、直感的な見た目から、このサイトはどのような情報が網羅されているのかが判るものがベストです。

最近では、商品紹介などは、ランディングページとして直接遷移させる方法が主流です。これも、見た目で何を訴求しているのか（したいのか）がすぐわかるため有効です。

サイトの顔でもトップページは非常に大事なものです。確かにリッチコンテンツを使って、企業イメージを高める方法もあるでしょう。しかし、情報過多の中においては、訴求したい情報をいかに簡潔に提供するかも必要になっています。

まずは皆さんのサイトの目的は何なのか。何をお客様に伝えたいのか。それを第三者（つまりお客様）の目線で考えることが重要だと思います。

しかし、この第三者の目線で見ることがなかなか難しいんですよね。（編：三浦）

通勤途中のアハ体験～定期的な発信～

弊社の近くに某有名外国スポーツカーディーラーがあります。通勤で毎日前を通るのですが、ここのショールーム、展示車が試乗車も兼ねているのか、頻繁に、それも週に数回ショールームの展示車が変わるんですね。そもそもこのメーカー自体、車種はそんなに多くないので、普通に考えれば、ほとんど展示内容は変わらないはずなのですが、ある時は真っ白なクーペ。またあるときはシックなオープンと、店頭を飾る車が変わっています。これによってどうなるかというと、日頃見慣れている風景の一部が変わるわけです。すると、今流行りの「アハ体験」ならぬ、間違い探しというか、変化探しが始まります。そして、車が変わったと気づくと、脳が活性化するとともに、以降、このショールームが気になり始めるんですね。すると、「あ、今日は車が変わった」とか、「今日は昨日と同じ」とか、興味がなくてもチェックしだすんですね。
これと同じことが、自社サイトにもいえるんです。
6月12日のブログで、まずは発信してみようと言いましたが、その次はそれを継続することです。毎日がつらいのであれば週1回でも。そして、更新したとこは必ずトップページなどで告知する。そうすることによって、継続のモチベーションに繋がるだけではなく、「活動している」ことをアピールできるわけです。
とにかく、あふれんばかりのサイトがある中で、定期的に更新されていないサイトが多く、そちら側に分類されてしまうと、検索結果も悪くなりますし、人も来なくなります。
「でも、ネタがないから･･･」？
まだメディアにも配信していない、言い換えれば勝手ニュースです。内容は気にせずに、書くこと、発信することになれるために、定期的に更新していきましょう。このブログだって、そんなブログのひとつなんですから。(編：三浦）

機会損失していませんか？

先日、あるコンベンションに参加したときのこと。いろいろな企業のブースをのぞきながら、最近の潮流をブースの作り（どんなブースの作りをしているかも気になるんです）も含めて見ていくうちに、ある企業の前にちょっと気になるパネルを発見しました。弊社のサービスにも繋がるかなと思い、しばらくそのパネルに書かれている説明を読んでいました。周りにはそのサンプルらしいものはないので、その企業にとっては新しいサービスとしてＰＲしているのでしょうが、パネルの説明ではいまひとつ判らない。丁度そこに担当と思わしき人物が近づいてきたので、声をかけると「他のお客様からも好評です」とのこと。そこで、もっと詳しいことが判るチラシかパンフがないか尋ねると「まだ作っていないんです」。オイオイ、せっかくこちらが興味を示しているのにそれはないだろう。パネルまで作ってPRしているのだから、せめてパネルと同じものでも持ち帰られるようにプリントアウトしておけばよいものなのに。当人たちはまさかここまで問い合わせがあるとは思っていなかったようですが、ニーズはどこに転がっているかわからない。しょうがないので、後日郵送してもらうように名刺を渡しましたがそろそろ1ヶ月たつのに連絡もなし。これではせっかく興味を示してくれた顧客をみすみす失うことになってしまいます。みなさんにはそんなことのないように。(編：三浦）

広報担当いますか？

PRを実践する上で欠かせないのが広報担当者です。ある程度大きな企業ですと広報部というものがあり、複数のスタッフで対応していることが多いのですが、これをお読みになっている方のまわりでは、たぶん本業と広報を兼務している方も多いと思います。中小企業であれば、社長がそのまま広報窓口なんてところもあるかもしれませんね。ところで、広報の担当する業務って、どれくらいあるかご存知ですか?ざっとあげると「プレスリリース作成」「記者会見の設営」「社内報作成」「会社案内作成」「投資家向けマニュアルレポート作成」「投資家向け説明会実施」「PR誌・紙作成」「環境報告書作成」「サステナビリティレポート作成」「ＨＰ制作･運営」「イントラネット運営･管理」「各種見学会実施」「イベント企画～実施」「新聞･雑誌のクリッピング」などなど。ほら、到底一人では対応できませんよね。そのための代行業者として弊社のようなＰＲ会社があるわけですが、社内でも、少なくともこのような業務を一括で取り仕切る担当が必要です。そして、外部に出す情報は全て統括･管理する。これについては社長であろうと広報担当の指示に従う。これが本来の広報だと思いますし、それだけ広報の責任は重いのです。片手間じゃできませんよね。（編：三浦）